Waarom is het belangrijk om je e-mails te back-uppen?

Het back-uppen van e-mails is essentieel om verschillende redenen. Ten eerste bieden e-mailproviders zoals Gmail, Outlook, en andere IMAP-diensten vaak geen volledige zekerheid dat je gegevens altijd beschikbaar blijven. Een serverfout, hack, of menselijke fout kan leiden tot het verlies van belangrijke e-mails. Ten tweede is een back-up van je e-mails handig als je van plan bent om over te stappen naar een andere e-mailprovider of als je je e-mails lokaal wilt opslaan voor offline toegang. Ook bij bedrijfsgebruik kan het wettelijk verplicht zijn om e-mails voor een bepaalde periode te bewaren.

Tutorial: Hoe IMAP-mails back-uppen

1. Back-up maken in Outlook

Outlook biedt een eenvoudige manier om je e-mails te exporteren en back-uppen. Hier is een stap-voor-stap handleiding:

1. Open Outlook en klik op het tabblad Bestand.
2. Selecteer Openen en exporteren en klik vervolgens op Importeren/exporteren.
3. Kies Naar een bestand exporteren en klik op Volgende.
4. Selecteer Outlook-gegevensbestand (.pst) en klik op Volgende.
5. Selecteer het e-mailaccount waarvan je de back-up wilt maken. Vink indien nodig de optie "Ingesloten submappen" aan om alle mappen mee te nemen.
6. Klik op Bladeren en selecteer de locatie waar je het back-upbestand wilt opslaan.
7. Klik op Voltooien. Je kunt ervoor kiezen om het bestand te beveiligen met een wachtwoord, maar dit is optioneel.

Je hebt nu een .pst-bestand dat je op een veilige locatie kunt opslaan.

2. Back-up maken in Thunderbird (zonder extra plugins)

Thunderbird heeft standaard geen exportfunctie zoals Outlook, maar je kunt toch een back-up maken van je IMAP-e-mails door de bestanden lokaal te kopiëren.

1. Open Thunderbird en klik op het Hamburgermenu (drie streepjes rechtsboven).
2. Selecteer Berichtopslaglocatie door te gaan naar:
   • Windows: klik op Help > Probleemoplossingsinformatie en scrol naar Profielmap.
   • Mac: kies Voorkeuren > Accountinstellingen > Lokale map.
3. Zoek je profielmap op (deze map bevat al je e-mails lokaal). Deze staat meestal in:
   • Windows: C:\Users\[jouwgebruikersnaam]\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles\[profiellijst]
   • Mac: /Users/[jouwgebruikersnaam]/Library/Thunderbird/Profiles/
4. Kopieer de hele profielmap naar een externe harde schijf of een veilige back-uplocatie.

Dit kopieert al je e-mails, instellingen en accounts.

3. Back-up maken in Apple Mail

Apple Mail biedt een eenvoudige manier om e-mails te exporteren naar een archiefbestand.

1. Open Apple Mail en selecteer het e-mailaccount dat je wilt back-uppen.
2. Ga naar Archief > Postbussen exporteren.
3. Selecteer de postbussen die je wilt back-uppen en kies een opslaglocatie voor het archiefbestand (.mbox-formaat).
4. Klik op Kies en wacht tot het proces voltooid is.

De geëxporteerde .mbox-bestanden kunnen later weer in Apple Mail worden geïmporteerd of gebruikt om gegevens veilig op te slaan.

Conclusie

Het is belangrijk om regelmatig back-ups te maken van je e-mails om verlies van belangrijke berichten te voorkomen. Of je nu Outlook, Thunderbird of Apple Mail gebruikt, met deze eenvoudige stappen kun je ervoor zorgen dat je altijd een kopie van je e-mails hebt.

Heb je hulp nodig?
Voor verdere ondersteuning kun je altijd contact opnemen met Kyzoe Hosting via support@kyzoe.be.